A Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), o Departamento de Registro Empresarial e Integração (antigo DNRC) e as Juntas Comerciais divulgaram, em Nota à Imprensa, que se reuniram para elaborar um check-list , evitando, assim, a ocorrência dos erros mais comuns. Nessa lista são apresentadas algumas questões, as quais, caso não sejam respondidas afirmativamente, deverão ser corrigidas pelo contribuinte na Escrituração Contábil Digital (ECD), necessárias antes da transmissão da escrituração digital ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Dessa forma, o objetivo é que seja utilizado o check-list para verificar se os termos de abertura, de encerramento e o requerimento de autenticação do livro atendem aos requisitos legais antes do envio da ECD ao Sped.
Segundo a Nota, outro problema que fica bastante evidente é que as empresas não estão atentas ao andamento dos trabalhos de autenticação. Existem mais de 110.000 livros em exigência, ou seja, dependendo de providências das empresas. Se estas não forem atendidas no prazo de 30 dias, deverá ser efetuado novo pagamento do preço da autenticação.
Existem 3 caminhos para se acompanhar o andamento do trabalho de autenticação:
a) utilizando-se, no Programa Validador e Assinador (PVA), a funcionalidade “Consulta Situação”. Para isto, a ECD deverá estar na base do PVA;
b) na página principal do site do Sped (http://www1.receita.fazenda.gov.br/Sped/), pela funcionalidade “Consulta Situação”. Esta independe da presença de quaisquer arquivos relativos à ECD no equipamento utilizado para consulta. Para facilitar, é conveniente identificar o arquivo do requerimento ou do recibo de transmissão;
c) utilizando-se o programa ReceitanetBX (http://www.receita.fazenda.gov.br/PessoaFisica/Receitanetbx/default.htm), que exigirá certificado digital da empresa, ou do representante legal ou do procurador (procuração eletrônica da RFB).
Importa destacar que a Medida Provisória nº 2.158-35/2001, art. 57, com a redação dada pela Lei nº 12.766/2012, dispõe sobre as penalidades relativas à escrituração digital e estabelece a multa ao contribuinte que apresentá-la com informações inexatas, incompletas ou omitidas: 0,2%, não inferior a R$ 100,00, sobre o faturamento do mês anterior ao da entrega da escrituração equivocada.
Sem prejuízo da penalidade mencionada anteriormente, caso não seja revestida das formalidades legais, entre elas a autenticação, a ECD fará prova contra a pessoa jurídica, uma vez que, conforme prescreve o art. 23 da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008, para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu Termo de Autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes.
Reproduzimos a seguir o check-list elaborado pelos mencionados órgãos:
| Se quaisquer das questões não forem respondidas afirmativamente, faça as correções necessárias antes da transmissão para o Sped. |
SIM |
| O NIRE foi informado corretamente?
No caso de escrituração descentralizada, informar o NIRE da filial titular da escrituração. |
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| O número do livro (número de ordem) está na sequência correta?
O número é o imediatamente posterior ao livro do período imediatamente anterior. É irrelevante se o livro anterior foi em papel, fichas, microfichas ou digital. |
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| O livro do período imediatamente anterior já foi autenticado?
Os livros devem ser apresentados obedecendo a ordem cronológica e do número de ordem. |
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| A natureza do livro – finalidade a que se destina o instrumento de escrituração – está correta?
A natureza do livro é a sua denominação (Exemplos de denominação: Livro Diário, Livro Diário Geral, Livro Caixa, Diário Auxiliar de Contas a Pagar, etc.) |
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| Nome da Empresa está correto e completo?
O nome deve ser exatamente aquele que consta dos atos constitutivos e suas alterações. Não devem ser feitas abreviações se elas não constarem dos atos constitutivos e alterações. Os termos “ME” (Microempresa) e “EPP” (Empresa de Pequeno Porte) são exclusivos de tais tipos de societários e devem, obrigatoriamente, constar do nome empresarial, a partir do arquivamento do ato em que tais expressões tenham sido incluídas no nome. |
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| O CNPJ foi informado corretamente? |
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| A data de arquivamento do ato constitutivo confere com a data de seu registro na Junta Comercial? Ou,
Data de conversão de sociedade simples (registrada em cartório) para sociedade empresária (registrada em junta comercial) está correta? A data de arquivamento ou de conversão fica na etiqueta do NIRE, exceto quando houver mudança de UF da sede ou transformação de tipo societário. Neste caso, verifique no documento de constituição a data de arquivamento. |
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| O município da sede da empresa está correto?
Quando se tratar de escrituração descentralizada, informar o município da filial titular da escrituração. |
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| A data de início da escrituração não está contida em outro livro apresentado (ainda que em papel)? |
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| A data de término da escrituração não está contida em outro livro apresentado (ainda que em papel)? |
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| A empresa já era cadastrada na junta comercial no período a que a escrituração se refere? |
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| Se o livro Diário for do tipo R (diário com escrituração resumida), o Hash dos Livros Auxiliares foi informado corretamente no livro principal? |
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| Os nomes dos signatários estão corretos?
Assinam a ECD as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, tem poder para assinar. No caso de procuração, ela deve ser específica e estar arquivada na junta comercial. |
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| A indicação do cargo do signatário da escrituração está correta? |
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| Os signatários têm competência para assinar esta escrituração?
Assinam a ECD as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, têm poder para assinar. No caso de procuração, ela deve estar dentro do prazo de validade, ser específica e estar arquivada na junta comercial. |
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| Os signatários têm competência para assinar o requerimento de autenticação?
Assinam o requerimento as pessoas físicas que, segundo os atos que estão arquivados na junta comercial, têm poder para assinar. No caso de procuração, ela deve estar dentro do prazo de validade, ser específica e estar arquivada na junta comercial. O contador não deve assinar, exceto se na qualidade de procurador. |
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| A indicação, no requerimento, do cargo do signatário da escrituração está correta? |
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| A identificação do documento de pagamento do preço da autenticação está informada corretamente no requerimento?
No caso do DF, informar “inexistente” no campo próprio do requerimento e apresentar o documento de arrecadação na Junta Comercial. As empresas jurisdicionadas pela Jucemg não informam a identificação do documento de pagamento no requerimento. Após o envio da escrituração, devem entrar no site da Jucemg e baixar o documento de arrecadação. |
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| A data pagamento do preço da autenticação está informada corretamente no requerimento?
Esta verificação não se aplica às empresas jurisdicionadas pela Jucemg. |
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Fonte: Editorial IOB