Para a substituição de livro que já foi autenticado pela Junta Comercial, o procedimento a ser seguido pela empresa é:
1. Entregar um ofício para a Junta Comercial especificando os motivos do cancelamento da autenticação, acompanhado de documentação, se for o caso;
2. O ofício será analisado pela Junta Comercial, que poderá aprovar ou não o cancelamento da autenticação;
3. Caso o cancelamento da autenticação não seja aprovado, o livro não poderá ser substituído. Caso o cancelamento da autenticação seja aprovado, o ofício, acompanhado de documentação, se for o caso, deverá ser encaminhado ao DNRC, que, após a ratificação do cancelamento da autenticação, enviará o ofício e a descrição da justificativa para a RFB efetuar o cancelamento da autenticação no
sistema;
4. Após o cancelamento da autenticação, o livro voltará para o status “Em Análise” e a empresa poderá baixar e imprimir no PVA do Sped Contábil o “Termo de Cancelamento da Autenticação”; e
5. A Junta Comercial poderá, então, colocar o livro “Em Exigência” para que a empresa efetue sua substituição.
Pelo Ofício Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento DNRC recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que se refere a escrituração e a devida justificação.
Os livros G, R e B são equivalentes. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa.
| Livros | Substituição |
| G | Pode ser substituído por outro livro G ou pelos livros R ou B. |
| R | Pode ser substituído por outro livro R ou pelos livros G ou B. |
| B | Pode ser substituído por outro livro B ou pelos livros G ou R. |
| A | Pode ser substituído por outro livro A ou pelo livro Z. |
| Z | Pode ser substituído por outro livro Z ou pelo livro A. |
O NIRE é o Número de Inscrição no Registro de Empresas na Junta Comercial. Até a versão 2.X do PVA do Sped Contábil, o sistema identificava a escrituração pela chave [NIRE] + [HASH] do arquivo. O hash é, também, o número do recibo. Portanto, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, deve ser utilizado o requerimento normal (primeira opção no topo do formulário) e não o de substituição, pois o PVA do Sped Contábil não permite a substituição de escrituração em virtude de NIRE incorreto. Tentativa de enviar com requerimento de substituição vai retornar mensagem informando que a escrituração a ser substituída não existe. Guarde cópia do termo de exigência e dos recibos de transmissão para eventual comprovação.
A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil (a partir de julho de 2013), a chave é o [HASH]. Portanto, a partir da versão 3.X, será possível, caso o atendimento da exigência dependa de modificação do NIRE, efetuar a substituição da escrituração.
No Sped Contábil é possível transmitir uma escrituração de um ano-calendário posterior e, depois, transmitir a escrituração de um ano-calendário anterior.
A mesma regra vale para a substituição. É possível substituir uma escrituração de um ano-calendário anterior, mesmo já tendo transmitido uma escrituração de um ano-calendário posterior.
Roteiro prático para substituição do livro digital:
1. Corrija as informações no arquivo (livro digital): se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. A assinatura é um conjunto de caracteres “estranhos” que fica após o registro 9999. Basta apagar tudo que fica após tal registro. Para fazer isso, edite a escrituração com algum editor de texto do tipo “Bloco de Notas”.
Observação: A partir da versão 3.X do PVA do Sped Contábil, é possível corrigir as informações no próprio PVA que possui a funcionalidade de edição de campos.
2. Valide o livro no PVA do Sped Contábil utilizando a funcionalidade Arquivo/Escrituração Contábil/Validar Escrituração Contábil.
3. Assine.
4. Gere o requerimento de substituição (a opção está no topo do formulário) – o hash do livro a ser substituído é, também, o número do recibo de entrega. A informação deve ser preenchida utilizando somente os algarismos e as letras maiúsculas de A até F (Não há a letra “O” no hash; sempre é o numeral 0). Informe também o DV.
5. Assine o requerimento.
6. Transmita.
Observação: Em alguns casos de correção de exigências, o hash da escrituração substituta não é alterado, como por exemplo, na troca de assinatura do requerimento de autenticação de procurador para administrador. Nessas situações, para que um novo hash seja gerado, inclua um espaço em brando em qualquer campo texto (sem limitação de tamanho) da escrituração e adote novamente o procedimento de substituição do livro digital.
Fonte: Manual de Orientação da ECD – 05/2013
http://juraniomonteiro.com/2013/05/09/ecd-substituicao-de-livro-ja-autenticado-procedimentos/
VIA JAPS Jose Adriano