PIS/Cofins digital: você está pronto?

PIS/Cofins digital: você está pronto?
Apuração digital de tributos aumenta o poder de cruzamento de dados do Fisco, o que leva a urgência na revisão da gestão de custos e receitas nas empresas. Entenda por que e como isso afeta sua empresa

Por Pâmela Reis

A partir de julho, companhias tributadas pelo regime do lucro real estarão obrigadas a fazer a Escrituração Fiscal Digital da  contribuição para o PIS (Programa de Integração Social) e da Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social). Significa que a demonstração da apuração destes tributos passará a integrar o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), que vem sendo implementado desde 2007.

A obrigatoriedade entrou em vigor em abril deste ano para empresas do lucro real sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado e, a partir de janeiro de 2012, passará a valer também para empresas de lucro presumido ou arbitrado, conforme calendário vigente até o fechamento desta edição. Embora pareça uma simples mudança de processos burocráticos, a EFD-PIS/Cofins terá implicações profundas na administração de receitas, custos, fornecedores e processos internos. A chave do problema está no detalhamento da fonte das receitas e despesas para cálculo do tributo.

Atualmente, a declaração do PIS e da Cofins é feita por meio de Dacon (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), documento em que o contribuinte lista receitas auferidas no mês e, se estiver enquadrado no regime não-cumulativo, créditos tomados dos fornecedores – para dedução do valor devido. A EFD-PIS/Cofins institui novo formato de arquivo digital em que, para cada receita ou crédito, será necessário inserir detalhes das notas fiscais ou dos contratos celebrados com o cliente ou fornecedor. “O Dacon é um sumário. São poucas linhas onde a empresa declara o volume financeiro total de receitas e de despesas”, explica Roberto Dias Duarte, diretor da ENC (Escola de Negócios Contábeis). “Já a EFD-PIS/Cofins é um arquivo complexo, porque exige informar, nota fiscal a nota fiscal, de onde veio aquela receita ou crédito.”

A chegada do novo sistema, por enquanto, não elimina a necessidade da entrega do Dacon, mas a expectativa é que a antiga obrigação seja substituída, tão logo as empresas se adaptem à EFD-PIS/Cofins. Embora os itens que geram créditos tenham sido definidos há quase dez anos, nas leis 10.637/02 e 10.833/03, o assunto ainda é largamente discutido e causa dúvidas em muitas empresas. No entanto, até agora, o formato resumido do Dacon não favorecia o esclarecimento. “As empresas demonstravam os créditos ao Fisco com base nas somas totais. Agora, terão que inserir informações detalhadas no sistema, ou seja, os erros ao tomar créditos serão mais evidentes”, comenta Tânia Gurgel, sócia da TAF Consultoria Empresarial.

José Adriano Pinto, sócio da JAP’s Consultoria e moderador de uma comunidade virtual especializada em Sped, acrescenta: “A empresa terá que dizer qual é a nota fiscal, quem é o fornecedor, qual a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) de cada insumo. A informação fica mais transparente e, para as empresas, fica mais difícil tomar créditos que antes tomavam na dúvida e o Fisco não tinha como identificar”.

 

A EFD-PIS/Cofins terá impacto nos processos de recebimento e estocagem da mercadoria, registro das receitas e despesas, cadastro dos fornecedores, entre outras áreas

Empresas pressionadas

 

Para Duarte, o controle mais apurado dos créditos pode causar discrepâncias entre os valores pagos antes e depois da EFD-PIS/Cofins, colocando as empresas em evidência perante a Receita, já que hoje o cálculo nem sempre é exato. “Quem vai entregar a EFD referente a janeiro de 2012 tem que começar a arrumar a casa agora. Quem vai entregar referente a julho deste ano, já está atrasado”, diz. A empresa será pressionada a acirrar a inspeção sobre as notas fiscais dos fornecedores, afinal, “cada insumo usado para originar crédito de PIS/Cofins tem que ter documento fiscal válido e, para isso, o problema não está na área fiscal ou contábil, mas no recebimento da mercadoria”, salienta.

Os especialistas lembram que a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) não é o documento impresso entregue junto com a mercadoria – Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) -, mas o arquivo XML assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria da Fazenda do Estado. No ato do recebimento dos materiais, é obrigação do contratante verificar no site da secretaria se aquela NF-e está autorizada e se as informações impresas no Danfe conferem com as do arquivo XML. De acordo com os entrevistados, muitas empresas não fazem essa conferência e ficam expostas ao risco de ter nas mãos um documento fiscal inidôneo. Ou seja, caso questionadas pelo Fisco, não terão em mãos documento válido para provar que a compra foi feita com nota fiscal.

O mesmo vale para a NF-e de Serviços. Neste caso, muitas vezes o prestador emite para o cliente um Recibo Provisório de Serviço, que depois será convertido em nota fiscal, autorizada pela Secretaria Municipal de Finanças. O processo, no entanto, pode levar até dez dias e, enquanto isso não acontece, o comprador fica sem nota fiscal.

Além de verificar a validade da nota, é preciso analisar cuidadosamente o conteúdo, checando itens, quantidades, valores, alíquotas de tributos pagos pelo fornecedor, NCM, códigos fiscais etc. “Se a NF-e tiver algum erro, pode ser classificada como inidônea e não dará direito ao crédito”, afirma Tânia. Além de ter o crédito desconsiderado, o contribuinte estará sujeito a multas que podem chegar a 100% do valor do crédito indevido. Como ressalta José Adriano, erros na nota fiscal podem aguçar a curiosidade da Receita Federal para outras fiscalizações nas empresas envolvidas.

Duarte chama atenção para o fato de que, a partir do momento em que a empresa assina a EFD-PIS/Cofins com certificado digital, atesta todas as informações ali inseridas e responde legalmente por elas. “Essa é uma diferença fundamental. Se entregar Dacon inconsistente, o Fisco pedirá mais informações, vai auditar a empresa, mas ninguém pode autuá-la por causa da Dacon. Já a EFD-PIS/Cofins é um documento assinado pelo responsável legal da empresa. Ele declarou que emitiu e recebeu as notas e o documento pode ser usado como prova em um processo”, alerta ele.

 

Mudanças afetam o canteiro

 

Dentro da empresa, a EFD-PIS/Cofins não terá impacto apenas nos setores contábil e fiscal. Será preciso revisar os processos de recebimento e estocagem da mercadoria, o registro das receitas e despesas, o armazenamento das NF-e e o cadastro dos fornecedores, além de fazer adaptações tecnológicas. Segundo explica Pinto, as empresas precisão atualizar o sistema de gestão – ERP (Enterprise Resource Planning) – criando novos campos para armazenar a informação sobre insumos e receitas com o nível de detalhe exigido pela nova sistemática.

Além disso, boa parte das empresas possui sistema fiscal integrado ao ERP, que terá de ser configurado para gerar um novo tipo de arquivo. “É um processo de aprimoramento da gestão como um todo. Transpassa o muro da empresa e chega ao fornecedor, ao cliente e à transportadora”, afirma Roberto Dias Duarte.

Estreitar a relação entre contratantes e contratados também será crucial para a adaptação à EFD-PIS/Cofins. Considerando que, em breve, a obrigação se estenderá a todos os contribuintes do lucro real e presumido, o Fisco terá ainda mais facilidade para cruzar informações e encontrar divergências. Isso é especialmente crítico uma vez que as empresas tributadas pelo lucro presumido não foram obrigadas à Escrituração Contábil Digital, ou seja, ainda não estão inseridas no Sped Contábil. A partir de janeiro de 2012, todas essas companhias – e boa parte de seus fornecedores e clientes – estarão presentes no ambiente do Sped, oferecendo mensalmente ao Fisco dados pormenorizados de suas transações.

“Antes, a fiscalização era feita por amostragem, agora é na totalidade das empresas e das operações. Toda operação será registrada eletronicamente e tem que ser compatível com o que os fornecedores enviaram”, destaca Duarte. Ele conta que algumas empresas estão disponibilizando sua estrutura contábil, fiscal e tecnológica para ajudar os parceiros a se organizarem. “Se a empresa já está bem estruturada, o ponto frágil está do lado de fora: no fornecedor. A cadeia produtiva estará toda interligada do ponto de vista fiscal”, diz.

Para Tânia Gurgel, dentro de três ou quatro anos esse cruzamento de informações vai resultar num ganho de eficiência não só para o Fisco, mas também para as próprias companhias. “A empresa passa a ganhar melhor controle de projetos, de gastos, passa a conhecer melhor seus parceiros. Se ela tiver um fornecedor que pode colocá-la em risco, certamente vai cortá-lo”, afirma.

 

Diferente do Dacon, no qual o contribuinte apenas lista as receitas, o formato digital da EFD-PIS/Cofins exige detalhamento individual das notas fiscais ou dos contratos com fornecedores

Gestão de fornecedores

 

Os principais impactos da EFD-PIS/Cofins dizem respeito à gestão dos fornecedores e dos créditos gerados pelas compras de insumos. Estas questões, porém, apenas terão efeito para empresas enquadradas no regime não-cumulativo de PIS e Cofins, ou seja, aquelas que têm direito a esses créditos. Para companhias sujeitas ao regime cumulativo, a adaptação será mais simples, uma vez que serão inseridos na EFD apenas dados de suas próprias receitas. Em outras palavras, a empresa fará a declaração apenas com base em documentos próprios, sem depender de notas de terceiros.

A notícia é boa, principalmente para as construtoras. Em geral, o enquadramento no regime cumulativo está vinculado a empresas do lucro presumido, enquanto as do lucro real se encaixam no regime não-cumulativo. No entanto, uma das exceções do artigo 10, inciso XX, da lei 10.833/03, é feita às “receitas decorrentes da execução por administração, empreitada ou subempreitada de obras de construção civil”, que permanecem no regime cumulativo ainda que a empresa seja optante do lucro real. A prerrogativa é válida apenas até 31 de dezembro de 2015, mas nos últimos anos vem sendo renovada a cada vencimento.

Tânia alerta para as limitações deste benefício. O texto da lei diz “obras de construção civil”, ou seja, não inclui a incorporação imobiliária e nem os serviços de construção civil. “O primeiro passo para classificar o que é ou não tributado como cumulativo é analisar se o objeto social da minha empresa está classificado como serviço ou como obra de construção civil”, ensina a consultora. O anexo VII da Instrução Normativa 971/09 diferencia obras e serviços de construção e delimita quais atividades estão enquadradas em cada definição.

De acordo com Tânia, a CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da construtora deve indicar atividades que se enquadram no conceito de obra, o que nem sempre acontece. “Uma das maiores empresas de construção civil do Brasil não tinha definido que era construtora. Constavam no CNAE várias atividades de serviços de construção civil”, exemplifica. Neste caso, se a empresa for optante do lucro real, o Fisco entende que ela não pode se enquadrar no regime cumulativo, ainda que tenha firmado contratos de empreitada para execução de obras.

Também é importante averiguar se o registro no Crea (Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia) indica que a empresa executa obras de construção civil, pois a Receita pode se valer deste dado para questionar o contribuinte. Por outro lado, o próprio contribuinte pode utilizar a informação como prova em caso de autuação fiscal.

Além de conferir seus registros, as contrutoras devem checar o CNAE de seus fornecedores e prestadores de serviço. Caso eles estejam recolhendo PIS e Cofins com a alíquota do cumulativo – 3,65% – e tiverem no CNAE atividades de serviço, poderão ser questionados pela Receita Federal e a contratante é solidariamente responsável pelo erro. “Tudo começa com uma ótima conferência dos cadastros dos clientes e fornecedores”, diz Tânia.

Por fim, os entrevistados apostam que a EFD-PIS/Cofins motivará uma reorganização geral, dentro e fora das companhias, forçando a formalização de muitas empresas e lapidando a atuação de outras. “Em janeiro de 2012, vamos assistir ao nascimento de um modelo de gestão empresarial mais eficiente no Brasil. Se você não quiser gerir sua empresa, o Fisco vai gerir por você, mas vai cobrar uma taxa de administração”, brinca Duarte.

Entenda como funciona a EFD-PIS/Cofins

O que é EFD-PIS/Cofins?

É a Escrituração Fiscal Digital da contribuição para o PIS e a Cofins. Por meio de arquivo digital as empresas demonstrarão para a Receita Federal a apuração detalhada destes tributos. Hoje, a declaração de PIS e Cofins é feita por meio do Dacon, que tem formato mais sintético.

 

Como funcionam os regimes cumulativo e não-cumulativo de PIS e Cofins?

 

No sistema não-cumulativo, o contribuinte paga alíquota de 1,65% de PIS e 7,6% de Cofins sobre as receitas da empresa. O Fisco permite, no entanto, que a empresa tome crédito do PIS e da Cofins pagos pelos fornecedores de bens e serviços utilizados como insumo na produção. Estes créditos são deduzidos das contribuições devidas pela empresa. Já no sistema cumulativo, a empresa não tem direito a créditos, mas é tributada em alíquota mais baixa: 0,65% de PIS e 3% de Cofins.

 

Quem está obrigado à EFD-PIS/Cofins?

 

Empresas do lucro real, sujeitas ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, passaram a apurar PIS e Cofins pelo novo sistema a partir de 1^o de abril de 2011. Em 1^o julho deste ano será a vez de todas as demais empresas do lucro real e, em 1^o de janeiro de 2012, a obrigatoriedade se estende a todas as companhias do lucro presumido ou arbitrado, conforme o calendário disponível no site do Sped até o fechamento desta edição.

 

Qual a periodicidade e o prazo de entrega?

 

A periodicidade será mensal e o prazo de entrega será o quinto dia útil do segundo mês subsequente ao da apuração. Expecionalmente este ano, as entregas de todas as EFD-Pis/Cofins foi prorrogada para 7 de fevereiro de 2012, para empresas do lucro real.

 

Como devo enviar o arquivo?

 

O arquivo digital, antes de ser enviado ao ambiente Sped, deverá ser importado para o PVA (Programa Validador e Assinador), onde será validado e assinado digitalmente pelo contribuinte. Depois da validação, o arquivo é transmitido à Receita Federal por meio do Receitanet, que emitirá um recibo. O PVA já está disponível para download no site do Sped.

 

A validação do PVA deixa a EFD isenta de erros?

 

Não! O PVA verifica apenas se o formato do documento está de acordo com as exigências da Receita Federal, ou seja, se os campos estão preenchidos adequadamente, se a formatação está correta etc. O software, no entanto, não avaliza o conteúdo e não tem poder de avisar o contribuinte caso haja erro na alíquota ou no valor do crédito tomado.

 

Quais as penalidades para quem não se adaptar?

A multa será de R$ 5 mil por mês, por declaração não entregue. Ou seja, se a empresa ficou três meses sem entregar a EFD-PIS/Cofins, pagará três multas de R$ 5 mil referentes ao primeiro mês, duas multas referentes ao segundo e uma multa referente ao terceiro, totalizando R$ 30 mil. Além disso, havendo créditos indevidos na EFD, a multa pode chegar a 100% do valor deduzido indevidamente pelo contribuinte.

 

Francisco Aurélio Martins, gerente de contabilidade da Racional Engenharia

ENTREVISTA > Francisco Aurélio Martins

Toda a empresa acaba sendo afetada

A construtora Racional iniciou em novembro de 2010 um processo de adequação à EFD-PIS/Cofins e de aprimoramento do controle das NF-e de seus fornecedores. A empresa é optante do lucro real e está sujeita ao acompanhamento econômico-tributário diferenciado, mas, por ser empresa de construção civil, se beneficia do regime cumulativo de PIS e Cofins. A construtora está obrigada à EFD-PIS/Cofins desde abril de 2011. Confira a entrevista concedida por Francisco Aurélio Martins, gerente de contabilidade da empresa.

 

Como vocês se prepararam para a EFD-PIS/Cofins?

 

A Racional vai investir aproximadamente R$ 750 mil na implantação e desenvolvimento de sistemas. A base de dados para o EFD-PIS/Cofins está dentro do nosso ERP, onde recebemos as notas fiscais e fazemos o cálculo dos tributos. O software vai buscar essas informações e tratá-las de forma que atenda aos requisitos da Receita Federal. Além disso, também contratamos um módulo para verificar as informações da EFD antes de enviá-las. Este módulo se coloca no lugar do fiscal e faz confrontos internos para validar o conteúdo da base de dados e verificar se não há riscos futuros.

 

Quais departamentos serão afetados?

 

Toda a empresa acaba sendo afetada, mas as áreas de contabilidade, fiscal, suprimentos, TI e administração de obras terão demanda maior por adaptações dos procedimentos. Tivemos que revisar e adequar aproximadamente 15 mil itens de insumos para sanear nosso cadastro de acordo com a NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). Também contratamos um parceiro para fazer a atualização a cada novo item que entra no sistema. Na hora em que eu receber a nota fiscal do fornecedor, tenho que ter no meu cadastro a mesma NCM que ele informou na nota.

 

Mas se a Racional está no cumulativo, não precisaria inserir na EFD os códigos da NCM dos insumos, afinal, não tomará créditos.

 

Fizemos essa revisão, em primeiro lugar, para termos cadastros uniformes entre a Racional e o fornecedor e evitar questionamentos por divergência de informações. Em segundo lugar, porque nosso cadastro de insumos, fornecedores e clientes no ERP é único e atende a outras empresas do grupo que estão no regime não-cumulativo.

 

Vocês encontram divergências no NCM da nota fiscal dos fornecedores?

 

Sim, muitas. Nós costumamos avisar os fornecedores, mas não pedimos para cancelar a nota, por exemplo. Apesar de constar na Danfe ou na NF-e nomenclatura diferente, estamos fazendo a correção na nossa classificação interna e depois entramos em contato com o fornecedor. Nem sempre somos ouvidos ou bem recebidos, mas esse relacionamento vai ter que se estreitar muito.

 

Quais os problemas que a construtora pode enfrentar devido a erros desse tipo?

 

Para empresas do não-cumulativo, imagine que o fornecedor de um insumo que gera crédito coloque na nota o NCM de um produto que não gera crédito. Se a empresa aceitar a nota como veio, não terá direito ao crédito. Ou o inverso: o fornecedor pode colocar um NCM que gera crédito, mas na verdade o produto que ele vendeu não dá esse direito. Fornecedores e empresas terão que equalizar estes códigos.

 

Vocês já têm alguma ação junto aos fornecedores para minimizar esse problema?

 

Hoje, no momento em que o comprador faz a cotação dos insumos, pedimos que o fornecedor nos mande o preço e o NCM de todo o material cotado. Assim, antes da emissão da nota podemos discutir com o fornecedor os códigos que não estão de acordo.

 

O EFD-PIS/Cofins vai ajudar as empresas a aprimorarem o controle de custos e receitas ou só vai tornar os processos mais burocráticos?

 

Vai burocratizar bastante, mas o controle será consequência disso. Os processos ficam mais transparentes. Indiretamente vai contribuir para que se tenha mais controle