NF-e: NFS-e: Guarda dos arquivos XML

Leitor] “Temos por obrigação arquivar o xmls dos danfes que recebemos, mas os fornecedores que emitem Nfe de serviços nunca nos enviam alegando que os sites das PML não disponibilizam os mesmos. Essa informação é verídica?”

Resposta

Primeiramente é preciso compreender a diferença entre NF-e e NFS-e.

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi instituida pelo AJUSTE SINIEF 07/2005 (DOU de 05.10.05), que determina:

“Cláusula primeira Fica instituída a Nota Fiscal Eletrônica – NF-e que poderá ser utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI ou Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS.

§ 1º Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador.”

A NF-e, ressalto, substitui as notas fiscais modelo 1 ou 1-A. Ou seja as notas mercantis que documentam as transações de ICMS/IPI (e outros). A NF-e é regulamentada pelas autoridades fiscais estaduais, mas seguem padrões nacionais – por isto alguns apelidaram-na, equivocadamente, de NF-e Federal ou Nacional.

Para este tipo de documento fiscal (NF-e), o armazenamento dos arquivos eletrônicos é obrigatório, conforme o AJUSTE SINIEF 07/2005:

“Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no caput, o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.”

O Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) é de competência municipal e regulamenta as transações de ISS (e outros). Algumas prefeituras já desenvolveram NFS-e’s para substituir as notas fiscais de serviços tradicionais, mas estas não seguem o mesmo modelo da NF-e mercantil.

Através do Protocolo de Cooperação No 2/2007 – IV ENAT, de 7 de dezembro de 2007, representantes da União, Estados e Municípios se comprometeram a definir um modelo conceitual nacional para a NFS-e, incluindo-a no SPED.

O Projeto Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está sendo desenvolvido de forma integrada, pela Receita Federal do Brasil (RFB) e Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF), atendendo o Protocolo de Cooperação ENAT nº 02, de 7 de dezembro de 2007, que atribuiu a coordenação e a responsabilidade pelo desenvolvimento e implantação do Projeto da NFS-e.

Contudo, muitos municípios criaram sistemas diferentes do chamado Padrão ABRASF de NFS-e. Em 2004, Angra dos Reis/RJ foi a primeira a implantar este tipo de tecnologia em nosso país, seguindo um modelo próprio. O município de São Paulo foi o segundo e até hoje segue um padrão diferente do ABRASF – mas há intenção de adequar-se.

Em São Paulo, por exemplo, não há obrigatoriedade da assinatura digital do documento eletrônico com certificado digital. Apenas a partir de 01/01/2011, será obrigatório o acesso ao sistema da NF-e por meio de Certificação Digital para todos os prestadores de serviço emitentes de NF-e, exceto optantes pelo Simples Nacional, conforme disposto em Instrução Normativa SF/SUREM nº08, de 24/09/2010. Desta forma, se não há documento eletrônico assinado, não há necessidade de armazenamento de arquivos digitais.

Por outro lado, o padrão ABRASF prevê a utilização de arquivos XML assinados com certificado digital.

Em Belo Horizonte, que segue este modelo, instituiu a NFS-e através do DECRETO Nº 13.471, nos seguintes termos:

“Art. 4º – A NFS-e é um documento fiscal exclusivamente digital para documentar as operações de prestação de serviços sujeitas à incidência do Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza – ISSQN, gerado pelo Executivo Municipal com base nos registros de prestação de serviços declarados pelo prestador.

(…)

§ 3º – A validade jurídica da NFS-e é assegurada pela certificação e assinatura digital no padrão da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP Brasil, garantindo segurança, não repúdio e integridade das informações declaradas ao fisco.

(…)

§ 5º – O prestador de serviços deverá fornecer ao tomador um espelho impresso de todos os registros de prestação de serviços constantes da NFS-e, com o código de identificação gerado no Executivo Municipal em destaque.”

Para tomadores de serviço de prestadores de Belo Horizonte, a Prefeitura disponibilizou um portal (https://bhissdigital.pbh.gov.br/nfse/pages/consultaNFS-e_cidadao.jsf) onde é possível conferir, visualizar e baixar o XML da NFS-e. Mesmo não havendo determinação expressa na legislação municipal sobre a guarda dos documentos digitais, recomendo que tais arquivos seja armazenados de forma segura pelos contribuintes.

No caso das prefeituras onde não há assinatura digital com validade jurídica, através de certificados digitais, não há documento eletrônico a ser armazenado. Entretanto, é imprescindível consultar a legislação de seu município para identificar o que deve ser armazenado em meio eletrônico e papel.

Cabe ainda explicar que DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) só existe para NF-e. Em geral, o correspondente ao DANFE para NFS-e é o RPS, Recibo Provisório de Serviços, Registros de Prestação de Serviços ou “espelho da nota”.

Fonte: Blog do Roberto Dias Duarte