Para facilitar a adequação das companhias ao eSocial – projeto que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados – o governo federal lançou, no dia 27 de dezembro passado, uma nova versão do manual de orientação, com modificações consideráveis. Em relação à versão anterior, alguns arquivos foram eliminados e outros incluídos, além de alteração nos campos. Assim, serão agora 44 arquivos, somando 1.675 campos a serem preenchidos pelas empresas.
Muitos eventos previstos na versão anterior deixaram de ser exigidos, como o Aviso de Férias. Outros passaram a ser solicitados, como a informação da Desoneração da Folha de Pagamento, que passa a ser exigida mais detalhadamente do que na versão anterior. “Houve uma análise de dados e concluiu-se que, para que o projeto fosse viabilizado mais rapidamente, os dados menos relevantes nesse momento do projeto seriam eliminados e os que efetivamente são impactantes seriam incluídos”, afirma Sueli Ishimatsu, gerente de Projetos do Grupo Employer, especializado em soluções para o RH. Um estudo realizado pela empresa revela que, para se adequar as exigências, será necessário o esforço de diferentes setores da companhia, e não apenas do RH, como muitos imaginam.
O levantamento revela que o RH, de fato, fica no topo da lista das responsabilidades, com 53% dos esforços centralizados neste setor. No entanto, o departamento Já a área financeira será responsável por 19% dos dados necessários, enquanto a de Cadastro (departamento ou pessoas que realizam a inclusão dos dados cadastrais da empresa ou de novas empresas) deve concentrar 9% dos esforços de trabalho. Os departamentos Contábil/Fiscal (8%), Medicina do Trabalho (6%) e Jurídico (5%) também deverão participar.
“Essa divisão ajuda a visualizar o projeto como um todo e a tratá-lo como um esforço sistêmico. Assim essa visão facilitará o estabelecimento da cultura do eSocial nas organizações e a criação das rotinas que os colaboradores estarão envolvidos, como o preenchimento de cada um dos 1.675 campos presentes nas três etapas”, afirma Shirley Schade, consultora de eSocial do grupo.
Dicas
Os especialistas da Employer salientam que é importante entender a sistemática de adequação ao eSocial e suas três principais etapas: os eventos iniciais e tabelas contendo dados cadastrais dos funcionários, preenchidos uma única vez; as informações trabalhistas não periódicas –admissão, demissão, afastamentos e atualizações de registro, por exemplo – que deverão ser enviadas quando houver necessidade e, por último, os eventos periódicos, como folha de pagamento, serviços tomados e prestados, aquisição e comercialização de produção rural.
A primeira etapa, composta de dez arquivos e 538 campos, exigirá 32% do esforço necessário para que a equipe atenda as novas exigências. Já a 2ª etapa é a mais complicada, pois envolve eventos não periódicos, que devem ser informados quando ocorrerem, conta com 20 arquivos, 632 campos e responde por 38% do esforço. Por fim, a terceira e última etapa relacionada à folha de pagamento é extensa sendo composta por 14 arquivos, 505 campos e 30% do esforço exigido.
“Parte desses dados já devem estar nos vários sistemas ou softwares de gestão das empresas. No entanto, será preciso consolidar as informações nos diversos arquivos XML para serem enviados ao eSocial. A organização da empresa será primordial para que todas as tabelas sejam preenchidas corretamente e enviadas dentro do prazo. Sem contar com a sincronia necessária entre todos os setores envolvidos no intuito de consolidar todos esses arquivos em um documento único”, orienta Shirley.
Fonte: ABRH