eSocial : Prepare-se para o Big Bang

Maior e mais complexo projeto do SPED não exigirá somente revisão de processo, exigirá uma mudança cultural.

Hoje a legislação trabalhista brasileira exige procedimentos que não são realizados na sua totalidade pela imensa maioria do mercado. Contudo, vem por aí o maior e mais complexo projeto do SPED: a antiga EFD Social e agora renomeada de eSocial, que acontecerá como um Big Bang e, para que seja cumprida, exigirá das empresas não só a revisão de processos, mas também uma mudança cultural.

Uma das principais premissas do SPED é que ele não modifica a legislação, ele apenas desenvolve e utiliza mecanismos mais eficientes para fiscalizar seu cumprimento. O grande problema é que a Consolidação das Leis Trabalhistas (legislação que rege as relações de trabalho, individuais ou coletivas) exige procedimentos que hoje não são realizados em sua plenitude pela imensa maioria das empresas brasileiras, como por exemplo informar férias com 30 dias de antecedência ao trabalhador.

Todavia, se estas são falhas de governança comuns na maioria das empresas, por que essas empresas não são penalizadas? A resposta está nos mecanismos de fiscalização atuais que não atendem ao volume e à complexidade fiscalizatória exigidas pela legislação trabalhista. Mas não se engane, o descumprimento da legislação trabalhista não é um problema novo, ele é muito antigo, nós somente não olhávamos para ele.

Para suprir essa lacuna fiscalizatória, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o INSS e o Ministério do Trabalho e Emprego estão desenvolvendo em conjunto a eSocial, que promete ser o maior e mais complexo projeto do SPED.

Esta nova obrigação acessória visa a monitorar as relações trabalhistas de todos os empregados e empregadores brasileiros, abrangendo desde multinacionais até empregadores domésticos, exigindo de todos uma coleção considerável de informações.

Quanto à rigidez desta nova obrigação, não há saída: as empresas terão que adaptar-se à legislação trabalhista! A implementação trará mudanças drásticas em rotinas consolidadas, como aconteceu nos outros projetos do SPED, cito como exemplo a NF-e, na qual houve um grande choque de realidade. Por exemplo, Com a eSocial, eventos como alteração de cargo e local de trabalho, disponibilizar e restringir benefícios e dissídios deverão ser informados quando ocorrerem. Embora a Legislação hoje já exija que isso seja cumprido de forma imediata, a maioria das empresas apura estas informações uma vez por mês, no “fechamento da folha”.

Como se vê, a eSocial exigirá não só uma revisão de processos, mas uma mudança cultural nas empresas. Sistemas de informação só apoiam processos, com automatização de processos errôneos, só iremos Informar nossos erros ao Fisco mais rapidamente e com mais riqueza de provas. Portanto, se hoje você não cumpre a legislação trabalhista, com a eSocial você só estará informando isso mais rápido ao Fisco.

A previsão era de que até o final de Abril fossem disponibilizados os Guias e Manuais para orientação das empresas, além do leiaute. A partir do lançamento dessas normatizações, ocorrerá o desenvolvimento de softwares de mercado para o atendimento dessa nova obrigação. Faz-se o alerta para os prazos de desenvolvimento de software, pois num prazo de 6 a 8 meses deverá ser desenvolvida a sistemática da eSocial. Também é preciso pensar qual a estratégia a ser adotada pela empresa em relação às informações que não são geridas nativamente no RH, como processos judiciais trabalhistas, pagamento de autônomos e outras fontes de retenção de tributos federais. Entretanto, software e processo não são o mais alarmante no que tange a prazos, pois, com certeza, mais demorado que desenvolver softwares e processos é mudar a cultura do funcionário e de todos os setores envolvidos na eSocial: RH, Financeiro, Jurídico, entre outros (dependendo da empresa).

Fica aqui o alerta de quem participa das reuniões no Grupo de empresas piloto da eSocial, já implementou todos os projetos do SPED e o acompanha desde a reunião de sua concepção: Prepare-se para o Big Bang!

Por Mauro Negruni