Todo o dia recebo ligações, correspondências sobre a implantação do eSocial ou Bloco Retenção, importante frisar a todos que a rotina e verificação das rotinas de documentação e regras tributárias é uma tarefa diária, que pode ter uma ótima colaboração de controle via o sistema.
Alias, verifiquei que muitas empresas de software implantaram rotinas em seus sistemas que atualmente ajudam muito o dia a dia dos colaboradores, neste ponto todo esse esforço e cenário do eSocial colaborou em muito em gestão.
Todavia a lição de casa é constante, percebe-se que muitos estão esperando o leiaute do eSocial, quem deve se preocupar com essa parte são as empresas de software. Cabe aos gestores e administradores começar a conferir os seus próprios cadastros e rotina, essas estão aderentes e em conformidade com a legislação atual?
Essa semana em conversa com um amigo, esse me disse Dra Tania as empresas estão desmobilizando as equipes do eSocial, perguntei a ele ora as rotinas estão de acordo? Pairou assim um silêncio, chegamos a conclusão que infelizmente ainda há empresas que espera a publicação para começar a revisar o que deve ser feito.!!
Contudo posso afirmar que depois de compartilhar conhecimento no ano passado com mais de 10.000 pessoas em 22 Estados Brasileiros, que a falta de treinamento e atualização é uma das grandes barreiras, compartilhar estudar, adquirir conhecimentos é primordial.
Não posso atualizar o que não conheço, pessoal faça uma revisão das atuais bases de informações, bem como, dos parâmetros atuais de cadastros, de cálculo, dos controles de laudos técnicos, filiações sindicais, processos judiciais, pois, embora se diga que a folha de pagamento é transmitida posteriormente, há um novo cenário que se faz presente na eSocial.
Para tanto, no intuito de contribuir destaco, a seguir, algumas etapas que podem contribuir para a implantação e adequação das rotinas já, mesmo antes da obrigação do eSocial, pois se tudo estiver de acordo, o trabalho de implantação será menos traumático.
Lembre-se que amanhã você mesmo precisará das informações adequadas quando pleitear um beneficio junto ao INSS, FGTS dentre outros.
Sua empresa poderá ter redução de custos tributários e redução de retrabalho.
Vamos lá:
1. Revise o cadastro e os documentos de todos os colaboradores, sejam eles funcionários ou terceiros. Dica: veja se há número de CPF dos dependentes; data de nascimento de todos, inclusive do autônomo; faça uma revisão do código de ocupação (CBO), você tem as descrições de funções atualizadas?
2. Revise os laudos ambientais e de condições de riscos. Veja se estão todos preenchidos com as funções dos colaboradores da empresa e se há todas as áreas da empresa. Revise o mapeamento das áreas de risco de sua empresa.
3. Verbas Trabalhistas. Revise a incidência de INSS, FGTS e IRRF, bem como, os reflexos em férias e 13º salário e verifique se há questionamentos administrativos ou judiciais.
4. Contratação de terceiros. Faça análise dos registros perante as entidades de classe do prestador de serviço (exemplificando: é uma execução de trabalhos de engenharia? Se sim, esta empresa tem registro no CREA?); quando da análise do contrato e da retenção: verifique se o objeto da contratação está de acordo com a atividade do Cadastro Nacional Atividade Econômica (CNAE) inserido no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da empresa contratada; analise o preenchimento das notas fiscais, em especial, se estão de acordo com as regras de retenção tributária; se houver abatimento referente a equipamento ou materiais, verifique se houve o envio do material ou equipamento aplicado na prestação de serviço quando mencionado em contrato.
5. Faça revisão dos procedimentos internos da empresa e do software utilizado.
6. Treine toda a equipe envolvida, revise os processos judiciais e o estágio em que este se encontra;
7. Faça integração com os profissionais das outras áreas da empresa. Saiba que grande parte das informações pode estar e ser manuseada em outros departamentos;
8. Crie um manual de procedimento interno.
Não resta dúvida que uma vez que forem implantadas todas as rotinas, a eSocial contribuirá, e muito, para diminuição das fraudes e sonegação, além de facilitar a disponibilização das informações aos beneficiários da Previdência Social.
Então mãos na obra!!!
Para maiores informações sobre como implantar de forma eficaz esses e outros procedimentos em sua empresa, entre em contato conosco para uma avaliação.
TAF Consultoria Empresarial
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